俄罗斯研究中心办公室管理制度  
 
 
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第一章  总则

一、 为了加强办公室管理,明确俄罗斯研究中心(以下简称中心)内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、 本制度适用于中心所有成员并严格遵守各项规定。

三、 切合中心实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证中心的办公事务有效开展。

四、 办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,实现快捷高效的工作目标。

第二章  职责范围

一、 办公室管理人员直接受中心主任领导,在中心主任下主持开展办公室的各项工作。

二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、 负责办公室文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

四、 负责中心对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和中心的各项文化宣传等工作。

、 收集中心成员反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

、 协助其他同事,完成各项工作

第三章  工作规范

一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

 

第四章  办公室事务管理

一、 文书管理制度

文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指中心内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

(一) 文件管理制度

第一条      管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、中心各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照中心文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明中心全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

4、 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条     制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 中心上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 中心对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,主管主任签发;审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由主管主任盖章,签发。

4、 凡寄至中心的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由中心主任保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给中心主任

6、 因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需中心主任批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条     文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程:起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档

2、 外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁

3、 借阅流程:提出申请,办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁

(二) 文书管理制度

第一条      管理要点

1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证中心内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关中心的重大事项文书资料。

3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条      制度规范

1、 根据中心实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2、 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

5、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

6、 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向中心主任报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条      流程设计

起草文书填写《发文簿》(需要时)→张贴存档更新目录(纸质档与电子档)→借阅清退审批销毁

 

(三) 档案管理制度

第一条      管理要点

1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、 档案管理范围:中心各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、 根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

第二条      制度规范

1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、 所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、中心图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

6、 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条      流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理,编制编目存档借阅清退

 

二、 办公用品管理制度

第一条      管理要点

1、 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、 办公用品保管实行日清月结,出入库等量、年终查存统计原则。

4、 办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

第二条      制度规范

1、 中心办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、 办公用品购置应遵循以下程序:采购申请人将所需办公用品报至办公室,办公室根据采购申请人的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购清单,经中心主任批准签字后由采购人制定采购计划,采购计划经由中心主任签字后方可进行采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经中心主任批准。

3、 根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

4、 办公室成员申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

5、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

6、办公室建立中心固定资产总账,每季度进行一次汇总普查。

7、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

第三条      管理流程设计

编制《需求计划表》   审批    采购    入库登记     发放

编制需求计划    统计申购情况    月末清算汇总     出库登记

 

三、 图书管理制度

第一条      管理要点

1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。

2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。

3、 根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。

第二条      制度规范

1、 各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。

2、 按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、 对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、 按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。

5、 借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。

6、 图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。

第三条      管理流程设计

1、 申购流程:填写申购单审批采购图书入库登记

2、 借还流程:查阅图书目录卡填写借阅单图书卡签字图书借阅续借图书,再次填写图书借阅单

 

四、 会议管理制度

第一条      管理要点

1、 为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

2、 根据中心实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。

3、 清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。

4、 会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。

5、 按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

6、 会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。

第二条      制度规范

1、 收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。

3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。

4、 按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、 会议记录为中心的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条      管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知会中:积极参与,做好会议记录会后:整理会议记录张贴归档整理

 

五、 清洁卫生管理制度

第一条      管理要点

1、 为了营造一个良好的工作环境,树立中心形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、 按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。

3、 办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条      制度规范

1、 清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、 按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。

3、 清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察。

4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写《清洁卫生值日表》,监督员认真核实,并填写《清洁卫生监督表》。

6、 未按要求清洁者,按照规定予以处罚。

第三条      流程设计

安排清洁排班完成清洁项目填值日表监督检查填写监督表办公室人员执行维护发现问题执行处理

 

六、 日常事务管理

(一)      接待管理

第一条      来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护中心的良好形象,对接待工作做具体的要求。

第二条      以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。

第三条      接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。

第四条      流程设计:接待来访人员询问来意,需要找的人通知被访者引领会见奉上茶水送客整理客人走后清洁

(二)      报刊收发整理

第一条      办公室管理人员按照中心实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。

第二条      办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出中心或随意撕剪,阅毕放回原位。

第三条     任何人不得随意将中心内部刊物挪为他用。

第四条      报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次。

第五条      流程设计:收发报刊整理放置资料架定期清理

(三)      后勤管理

第一条      为了认真贯彻中心的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。

第二条      后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条      办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条      根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。

第五条      办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条      流程设计:监督如实审核汇总登记报表

(四)      文化宣传管理

第一条      负责中心内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责中心外部的宣传维护工作。

第二条      根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。

第三条     关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。

第四条      收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。

第五条      流程设计:获取信息来源编辑整理张贴学习存档

(五)      其他事务

第一条     名片制作、收发传真等其他事务。

第二条      负责中心文书的打印复印工作。

第三条      负责树木花卉的养护工作。

第四条      协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。

附则

第一条     本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。

第二条     本办法由办公室主任核准后实施,修改时亦同。


 
 
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